Informacja o przetwarzaniu danych osobowych — serwis PellasX

Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych jest ISOL Sp. z o.o. (serwis marki PellasX) z siedzibą w Pile, ul. Strefowa 5, 64-920 Piła, KRS 0001004792, NIP 7642664490 (dalej „my”). We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na: [email protected] lub na adres: ISOL Sp. z o.o., ul. Strefowa 5, 64-920 Piła.

Skąd mamy Twoje dane

Dane podajesz nam sam(a) — w formularzu na stronie, telefonicznie lub e-mailem. Czasem dane przekazuje nam inna osoba — np. klient podaje dane użytkownika urządzenia, w którym zamontowany jest palnik, albo instalator/partner zgłasza sprawę w imieniu klienta. Jeśli otrzymaliśmy Twoje dane od kogoś innego, przetwarzamy: imię i nazwisko, telefon, e-mail, adres instalacji, ewentualnie nazwę firmy, oraz dane urządzenia i treść zgłoszenia.

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

Przyjęcie i wykonanie usługi serwisowej (kontakt, umówienie i realizacja wizyty, rozliczenie) — bo jest to niezbędne do zawarcia i wykonania umowy [art. 6 ust. 1 lit. b RODO].
Rozliczenia, faktury, księgowość — bo wymaga tego prawo podatkowe i rachunkowe [art. 6 ust. 1 lit. c RODO].
Prowadzenie historii serwisowej urządzenia, dokumentacja pracy (w tym zdjęcia), obsługa gwarancji i reklamacji, dochodzenie lub obrona roszczeń, zabezpieczenie systemu (w tym reCAPTCHA na formularzu) — bo mamy w tym uzasadniony interes [art. 6 ust. 1 lit. f RODO].
Przypomnienia o przeglądzie urządzenia (jeśli wyrazisz na to zgodę) — na podstawie Twojej zgody [art. 6 ust. 1 lit. a RODO], którą możesz w każdej chwili wycofać.

Komu przekazujemy dane (odbiorcy)

Dane mogą otrzymać zaufane podmioty, które pomagają nam działać:

Autoryzowani serwisanci / partnerzy serwisowi (firmy zewnętrzne) — gdy to oni realizują u Ciebie wizytę; otrzymują dane potrzebne do wykonania usługi (imię, adres, telefon, dane urządzenia, treść zgłoszenia).
Microsoft (Microsoft 365) — poczta służbowa i wysyłka e-maili, w tym raportów.
Cloudflare — zabezpieczenie i przyspieszenie ruchu do naszej aplikacji.
Google (reCAPTCHA) — ochrona formularza przed spamem i botami.
Dostawca bramki SMS (podmiot krajowy) — wysyłka wiadomości SMS.
Dostawca hostingu strony (WordPress) — utrzymanie strony internetowej.
Podmioty uprawnione na podstawie przepisów (np. organy państwowe), gdy tego zażądają.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Część naszych dostawców (Microsoft, Cloudflare, Google) przetwarza dane także na serwerach w USA. Takie przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) — jeśli dany dostawca do tego programu przystąpił — oraz dodatkowo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (SCC). Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na [email protected].

Jak długo przechowujemy dane

Dokumenty rozliczeniowe (faktury, paragony) — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
Historia serwisowa urządzenia i dokumentacja wizyt (w tym zdjęcia) — przez okres użytkowania urządzenia oraz okres, w którym mogą powstać roszczenia z gwarancji lub umowy, nie dłużej niż 10 lat od ostatniej czynności serwisowej — jest to potrzebne dla bezpieczeństwa instalacji grzewczej, obsługi gwarancji i ewentualnych reklamacji.
Zgłoszenia niezrealizowane / odwołane — 12 miesięcy.
Dane przetwarzane na podstawie zgody (przypomnienia) — do czasu wycofania zgody.

Twoje prawa

Masz prawo: dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania (poprawienia), usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie. Zgodę (na przypomnienia) możesz wycofać w każdej chwili — nie wpływa to na legalność wcześniejszego przetwarzania. Aby skorzystać z praw, napisz na [email protected].

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zgłoszenia i wykonania usługi — bez nich nie będziemy mogli się z Tobą skontaktować ani zrealizować serwisu.

Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany i nie profilujemy Cię.